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广东省南方经济研究基金会 档案资料管理制度
更新时间:2018-05-15 14:18:51  来源:  阅读次数:419 次

 为了加强对基金会档案资料的管理,规范基金会的建设,提高工作水平,根据档案管理实际情况,特此制定本制度。

第一条  档案管理宗旨

(1)便于广东省南方经济研究基金会(以下简称基金会)的统一领导、管理。 

(2)便于查阅资料。 

(3)有利于维护基金会档案的完整与安全。 

第二条  存档范围

(1)关于基金会成立、撤消、合并、更改名称等的文件资料(其中包括以下资料基金会注册表、基金会负责人登记表、基金会成员登记表、志愿者登记表、基金会工作计划基金会工作总结、基金会材料汇编、基金会成员、个人小结、基金会的活动图片及基金会其他主要成果

(2)关于基金会的历史沿革、大事记等资料

(3)关于基金会及基金会内部成员的荣誉证书的复印件

(4)反映基金会活动的活动策划、经费预算表、活动中期资料(如简报、照片等)活动总结等资料

(5)需要基金会贯彻执行的条例、规定、通知等文件 

(6)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实

第三条  档案管理

(1)档案最终的整理、管理工作由基金会秘书处负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。 

(2) 由基金会派出专门人员负责基金会档案的收集、管理工作,最终交由秘书处备档,进行统一管理。 

(3)档案按照基金会的分类分别存档。

(4)对基金会递交的材料要按顺序存档;

(5)对基金会各类递交的档案要定期进行整理,确保档案安全。

(6)档案的更新:每年年末对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使之日趋合理化、科学化 

第四条  档案使用

(1)任何要使用基金会档案的人,需到基金会秘书处登记,并由秘书处人员将所需档案找出交由相关人员使用。

(2)使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。 

(3)在使用期间如丢失档案,要将情况及时报给基金会秘书处,并进行丢失登记。

(4)档案使用完毕后要在指定期限内交还给基金会秘书处,并注销登记。 

(5)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。 

第五条  档案管理工作流程

(1)基金会资料由基金会秘书处人员及时收集、整理;

(2) 秘书处整理好资料后统一交由基金会理事会审查。

(3) 通过基金会理事会审查后,资料交由秘书处规整存档。

附则

本制度最终解释权属广东省南方经济研究基金会。

本制度自公布之日起开始实施。           

                      

广东省南方经济研究基金会

                                                

2014年7月23日

档案借用登记表

借用时间

档案资料名称

事由

预计归还时间

借用人

审批人

实际归还时间

是否缺损

证明人

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